Habeas data y privacidad.

Disposiciones generales

Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para realizar el Tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación mediante la cual se informa al Titular sobre la existencia de esta política, cómo consultarla y las finalidades del Tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
• Dato sensible: información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos datos de salud, vida sexual, biométricos, origen racial o étnico, orientación política y convicciones religiosas o filosóficas.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o su Tratamiento.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que trata datos por cuenta del Responsable.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Objeto y alcance

Esta política regula los procedimientos de recolección, manejo y Tratamiento realizados por Dermavida para garantizar el derecho fundamental de habeas data y atender consultas y reclamos, conforme a la Ley 1581 de 2012 y al régimen colombiano de protección de datos.

Aplica a los datos registrados o por registrar en las bases de datos de pacientes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores de Dermavida.

Niños, niñas y adolescentes

Dermavida velará por el uso adecuado de los datos de menores de edad, respetando su interés superior, sus derechos fundamentales y, cuando sea pertinente, su opinión. El Tratamiento se realizará únicamente en los casos y bajo las condiciones permitidas por la ley.

Información que podemos recolectar

Según el producto, servicio o relación con Dermavida, podremos tratar, entre otros, los siguientes datos:

• Nombres, apellidos, tipo y número de identificación.
• Nacionalidad, país de residencia, fecha de nacimiento, género, estado civil y parentesco cuando resulte pertinente.
• Teléfonos, direcciones físicas y electrónicas personales o laborales.
• Profesión u oficio, compañía y cargo.
• Información necesaria para facturación, pagos y validación de instrumentos de pago. Dermavida limitará este Tratamiento a lo necesario y aplicará las medidas de seguridad correspondientes.
• Historia clínica, información de salud, antecedentes y registro fotográfico clínico, que son datos sensibles y reservados.

La información podrá almacenarse o procesarse en infraestructura propia o de terceros contratados, bajo obligaciones de seguridad y confidencialidad. Los Titulares deberán suministrar información veraz, suficiente, vigente y auténtica.

Finalidades del Tratamiento

La información podrá ser tratada para:

• Agendar, confirmar, prestar, modificar o cancelar servicios, citas, tratamientos y productos.
• Gestionar reembolsos, consultas, peticiones, quejas, reclamos, compensaciones e indemnizaciones.
• Administrar historias clínicas, registros fotográficos y demás información necesaria para una atención segura y continua.
• Procesar pagos, verificar transacciones, llevar registros contables, facturar y cumplir obligaciones fiscales o contractuales.
• Prevenir fraude, lavado de activos y otras actividades ilícitas.
• Realizar análisis estadísticos, auditorías, investigación de mercados y procesos administrativos internos.
• Enviar información sobre productos, servicios, actividades, beneficios o programas de Dermavida, cuando exista una base legal o autorización válida, y respetar la solicitud del Titular de no recibir comunicaciones comerciales.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales, de policía, de control o vigilancia.
• Permitir auditorías y contratar terceros para almacenamiento, procesamiento, agendamiento, comunicaciones u otros apoyos operativos, bajo estándares de confidencialidad y seguridad.

Los terceros proveedores tratarán la información únicamente conforme a las instrucciones y finalidades autorizadas o permitidas por la ley.

Autorización

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular, salvo las excepciones legales. Dermavida dispondrá mecanismos que permitan verificar el otorgamiento de la autorización.

La autorización podrá constar en un documento físico, electrónico, grabación o cualquier formato que permita su consulta posterior, y será obtenida antes del Tratamiento. Al solicitarla, Dermavida informará las finalidades, los derechos del Titular, la identificación y canales del Responsable y el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores.

Derechos de los Titulares

El Titular podrá:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo las excepciones legales.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Dermavida.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual que exija conservar la información.
• Acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes de Dermavida

• Garantizar el ejercicio pleno y efectivo del habeas data.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que eviten adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar, rectificar o suprimir oportunamente la información y tramitar consultas y reclamos dentro de los plazos legales.
• Permitir el acceso únicamente a personas autorizadas.
• Informar a la autoridad competente sobre incidentes de seguridad cuando exista el deber de hacerlo.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Consultas, reclamos y revocatoria

Cómo ejercer tus derechos

El Titular, sus causahabientes o su representante debidamente acreditado podrán presentar solicitudes a info@dermavida.com.co o comunicarse al +57 316 326 3415.

La solicitud debe incluir nombres y apellidos, tipo y número de documento, teléfono, correo electrónico, país, asunto, una descripción clara de lo solicitado y los documentos que acrediten identidad o representación.

Consultas

Las consultas serán atendidas en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no fuera posible responder dentro de ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento inicial.

Reclamos

Los reclamos deberán identificar al Titular, describir los hechos, indicar un canal de respuesta y adjuntar los documentos que se quieran hacer valer. Si están incompletos, Dermavida requerirá la subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta al requerimiento, se entenderá desistido el reclamo.

Recibido el reclamo completo, se incluirá la leyenda “reclamo en trámite” en la base de datos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. El reclamo será resuelto en un máximo de quince (15) días hábiles; si no es posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Rectificación, actualización y supresión

La solicitud deberá indicar con claridad los datos a corregir, actualizar o suprimir y aportar los soportes pertinentes. La supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservación, cuando sea necesaria para actuaciones judiciales o administrativas, o cuando los datos deban conservarse para proteger derechos o cumplir obligaciones legales.

Revocatoria

El Titular podrá solicitar la revocatoria total o parcial de su autorización, indicando las finalidades respecto de las cuales no desea que continúe el Tratamiento. La revocatoria no procederá cuando una disposición legal o contractual exija conservar o tratar la información.

Seguridad, modificaciones y vigencia

Dermavida adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los registros y mantiene protocolos de seguridad para su personal y terceros. Los contratos que involucren Tratamiento de datos incluirán obligaciones de confidencialidad, protección y manejo seguro.

Aun con estas medidas, ningún sistema o transmisión por Internet garantiza seguridad absoluta. Dermavida gestionará los incidentes conforme a sus procedimientos y a las obligaciones aplicables.

Esta política podrá modificarse para atender novedades legislativas, cambios internos o nuevos requerimientos de los servicios. Los cambios sustanciales serán informados por canales adecuados antes de su implementación cuando la ley así lo exija.

La información permanecerá almacenada durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales o contractuales. Como regla interna general, podrá conservarse hasta por quince (15) años desde el último Tratamiento, sin perjuicio de los términos especiales aplicables a historias clínicas, información contable, fiscal, contractual u otros registros.